Dans le numéro 20 du Journal des Départements, il y a un an, nous évoquions le rôle primordial de l’animateur de réunion pour l’efficience du collectif.
Si la conduite de réunion est majeure, la posture des participants l’est tout autant.
C’est une co-responsabilité à cinquante, cinquante. L’intérêt, l’utilité et le bénéfice d’une réunion sont déterminés par la qualité, l‘énergie et la puissance des interactions au sein du groupe présent. Nous reportons souvent nos jugements sur l’animateur alors que nous devrions porter notre attention sur notre contribution à la réussite de la réunion à laquelle nous sommes conviés. Notre présence apporte-t-elle une valeur ajoutée, est-elle proactive, critique et force de proposition ? un besoin, écouter est un art. »
Faisons appel à notre clairvoyance et notre remise en cause, en répondant franchement à ces quinze questions par oui ou non — selon la manière dont nous agissons en réunion en qualité de participant :
1. Est-ce que je connais toujours l’objet des réunions auxquelles j’assiste ?
2. Ai-je une vision claire de mon rôle ?
3. Est-ce que je confirme ma participation avant la réunion ?
4. Est-ce que je travaille avant la réunion à rechercher, par exemple, des informations, ou à étudier des propositions ?
5. Est-ce que j’arrive en avance aux réunions ?
6. Est-ce que j’évite les conversations privées pendant les réunions ?
7. Est-ce que je résiste à toutes sollicitations extérieures à la réunion comme un appel téléphonique, une prétendue urgence… ?
8. Est-ce que je pose des questions quand je ne suis pas sûr de quelque chose ?
9. Suis-je d’ordinaire ouvert aux idées des autres ?
10. Est-ce que j’écoute attentivement ?
11. Est-ce que je participe activement aux discussions quand ma contribution est utile ?
12. Est-ce que j’aide les autres à ne pas dévier du sujet ?
13. Après les réunions, est-ce que je mène les actions arrêtées en commun ?
14. Est-ce que je contribue à l’amélioration des réunions en apportant mes impressions à l’animateur, par note, par téléphone ou oralement ?
15. Après les réunions, est-ce que j’informe les personnes non présentes intéressées au contenu et aux décisions prises ?
Pour quinze « oui », bravo. Si quelques « non », la lecture des points de progrès à mettre en œuvre devient évidente.
Nous avons vraiment les clés de la réussite des réunions entre nos mains :
* Favorisons une ambiance de travail agréable par un comportement constructif et faisons preuve d’humour quand cela est nécessaire, sans utiliser la dérision.
* Aidons le travail de l’animateur : prise de recul, prise de note pour le compte rendu, gestion du temps…
* Laissons chacun s’exprimer et participons activement à tous les échanges avec tous les acteurs présents sans jugement sur leur personne.
* Questionnons et proposons dans l’intérêt général.
* Respectons les règles du jeu définies au sein du groupe.
* Parlons positivement en termes d’action plutôt qu’en reproches et en évitant de monopoliser la parole.
* Communiquons tous les éléments utiles pouvant faciliter la prise de décision et l’action.
Ayons à l’esprit que les réunions doivent nous permettre de confronter nos idées et ainsi faire jaillir en commun la décision à prendre. Cela demande du courage, de l’abnégation, de l’affirmation de soi, de la créativité, de l’attitude positive et une volonté farouche de concrétiser pour agir. Ainsi nous nous rapprochons des propos de Françoise Dolto : « Tout groupe humain prend sa richesse dans la communication, l’entraide et la solidarité visant à un but commun : l’épanouissement de chacun dans le respect des différences. »
