Nous avons évoqué un moyen de progresser dans la gestion de son temps professionnel comme personnel : aller droit au but — Le Journal des Départements / n°23.
La concrétisation est une autre source d’efficacité. Un mot étrange et pourtant tellement utile dans notre quotidien.
Il est souvent plus facile de dire : je vais y réfléchir ou je te tiens au courant que prendre un véritable engagement. En effet concrétiser, c’est accepter une responsabilité vis-à-vis de son interlocuteur ! Voilà pourquoi bon nombre de personnes restent évasives lorsqu’elles doivent s’investir.
Ce phénomène est fréquent chez les managers qui ont du mal à décider, ne prenant aucun risque ou bons soldats de leur chef.
En qualité de collaborateurs, nous sommes tout aussi fautifs d’inefficacité. Nous nous contentons d’un « je vous redis ». Nous acceptons le flou par autocensure, par peur d’offenser ou de créer un conflit avec notre hiérarchie et ainsi ternir notre image.
Insister au risque de se montrer arrogant, suppose d’oser au nom de l’intérêt général. Attitude préférable qui évite de passer pour un « gentil » et ses sous-entendus !
Par exemple : « Je regarde. Quand me donnez-vous réponse ? Rapidement ! C’est-à-dire ? Au plus vite ! Merci, cependant je dois informer l’équipe, quand pouvez-vous me donner votre verdict ? Je ne sais pas ! Très bien, je reviens vers vous lundi prochain à 14h30 pour avancer sur le sujet. »
Concrétiser est un acte d’affirmation de soi.
En voulant une réponse à la question « quand », nous aidons l’autre à s’engager, à conclure le sujet, à prendre des initiatives. Toutefois, acceptons que ce soit difficile pour lui ou pour elle. Pousser l’autre dans ses retranchements au moment présent — exiger au lieu d’abandonner — est au moins la garantie d’une prochaine étape.
Comme nous le savons tous, choisir c’est renoncer. Si notre interlocuteur hésite, profitons de ce moment, pour lui demander quels sont ses doutes et mettons à sa disposition notre regard, nos réflexions, nos conseils…
Un entretien se terminant par un « on en reparle » a peu d’intérêt. C’est l’assurance d’une perte de temps remettant en cause, dans un contexte nouveau, les propos de la rencontre précédente et ainsi se retrouver face à de nouvelles interrogations !
Tout manager, au cours de ses entretiens interpersonnels — décision, responsabilisation, recadrage, évaluation…— doit apporter une attention particulière à la concrétisation ; dans ces cas, plus qu’une date, un plan d’action précis est élaboré engageant chacun des interlocuteurs.
Dans « Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent », Stephen Covey prévient : « une direction efficace redonne les priorités, un management efficace est l’autorité les concrétisant ! »
Manager c’est faire avancer et pour cela des décisions doivent être prises ; qu’elles soient personnelles ou collégiales.
Au cours des réunions, animateur ou non, nous pouvons contribuer à l’efficacité de celles-ci.
Ayons à l’esprit en permanence, une fois le débat et les avis exprimés, le fameux « QFQQ », c’est-à-dire Qui Fait Quoi Quand ?
Cette attitude d’exigence fait gagner de nombreuses minutes, de nombreuses heures et évite ce sentiment souvent rencontré de perte de temps de réunionite où il ne se passe rien — sous-entendu où aucune décision n’est validée.
En parodiant Michel Blanc dans les bronzés font du ski, si sa volonté était de conclure, il aurait dû s’inspirer de la concrétisation.
La différence est de taille : conclure c’est terminer un propos alors que concrétiser, c’est le début de l’action, de l’efficience.