La 1ère plateforme souveraine pour les collectivités territoriales hébergée sous un environnement SecNumCloud et lauréate de l’Appel à Projet France 2030 sur les suites collaboratives souveraines et sécurisées.
Le Département de Saône et Loire utilise la suite collaborative française, fiable et sécurisée Interstis pour améliorer la collaboration et la gestion de projets. Fort de ses 1 000 utilisateurs dont 600 agents internes et 400 partenaires externes, l’outil de collaboration s’est implanté dès 2019 jusqu’à l’expansion fulgurante catalysée par le confinement de 2020. La plateforme a alors conquis le cœur des utilisateurs et, est devenue incontournable.
De l’utilisation simple à une utilisation globale
L’histoire d’Interstis débute en 2019 lorsque l’intérêt pour les outils collaboratifs émerge au sein du Département de Saône-et-Loire. Suite à une démonstration de la plate-forme, les utilisateurs ont alors commencé à l’utiliser en créant quelques espaces. Le véritable tournant fut en 2020 lorsque les agents ont été confinés : tous les services ont dû trouver de nouvelles méthodes de travail à distance.
Par anticipation, les accès déjà créés sur Interstis leur ont permis de gagner en réactivité et de créer des espaces pour divers projets en toute simplicité. Ensuite, les agents, bien que de retour en présentiel, ont maintenu les bonnes habitudes en utilisant quotidiennement la coédition de documents, la messagerie instantanée et le partage documentaire.
Initialement limitée en nombre d’espaces, la plateforme a évolué vers un modèle illimité, levant tout frein à sa pleine utilisation.
Une meilleure productivité grâce à la suite collaborative
Initialement prévue pour améliorer la communication et la collaboration avec des partenaires externes, son utilisa- tion s’est très vite étendue à des sujets internes.
La Direction Générale Sociale et des Solidarités a utilisé la plateforme pour gérer des sujets variés tels que la DRI ou les projets transcolaires. Avec l’outil de gestion de projets, les vues Kanban et Gantt ainsi que l’attribution de tâches
ont permis de faciliter la gestion des projets.
Des projets comme « le très haut débit » ont été synchronisés et gérés via un espace dédié sur la plateforme. La fonctionnalité workflow leur a d’ailleurs été d’une grande aide puisqu’elle permet de modéliser, automatiser et numériser les processus de validation tout en assurant la traçabilité des procédures.
Pour simplifier les votes à distance, les élus ont maintenant accès à un outil de sondage sécurisé et intuitif pour voter sur les sujets du Département. Ainsi, les déplacements au sein du Département pour seulement 20 minutes ne sont plus obligatoires. La fonctionnalité permet de verrouiller les votes et de récupérer les informations concernant chaque votant.
L’adoption d’une suite collaborative comme Interstis permet d’accéder à la totalité des fonctionnalités existantes : l’agenda partagé, l’annuaire collaboratif, la messagerie instantanée, l’outil de gestion de projets ou celui de gestion des tâches, la boîte mail souveraine et sécurisée, la suite bureautique intégrant la coédition en temps réel … Et tant d’autres !
La sécurité assurée
Parce que la cybersécurité est l’affaire de tous, la plate- forme comporte tous les prérequis pour sécuriser son utilisation grâce à notamment la conformité au Règlement Général relatif à la Protection des Données, le fait que les échanges d’informations sur la plateforme soient cryptés par un algorithme de chiffrement avancé « AES 128 bit » ainsi que l’existence de protocoles de sécurité renforcée (Authentification multifacteurs, SEM, antivirus, …). Le tout en assurant la sécurité des données grâce à un hébergement sous un environnement SecNumCloud car la sécurité doit être une priorité.
En tant qu’alternative française et sécurisée à Microsoft 365, la suite collaborative Interstis élargie le champ des possibles puisqu’elle permet de simplifier et d’encourager toutes les formes de collaboration, notamment au sein des Départements. La solution se démarque notamment par son coût abordable, sa sécurité accrue et son ancrage local en tant qu’entreprise du Creusot. En résumé, Interstis se positionne comme le choix évident pour faciliter la collaboration entre agents et avec les prestataires pour les Départements, comme celui de Saône-et-Loire.
