Une enquête réalisée en novembre dernier par « opinionway » pour un de ses clients — à propos « des actifs et des conditions de travail flexibles » — indique qu’en moyenne ces actifs passent six heures par semaine dans des réunions en mode synchrone (téléphone, visioconférence, réunion et réponses en temps réel). Ce qui représente une demi-journée pour certains et presque une journée pour d’autres !
Mais l’étonnement majeur se situe dans l’estimation du temps perdu en réunion synchrone non justifiée : cinq heures. Énorme !!! Et il ne s’agit que d’une moyenne.
A vrai dire ce n’est pas un phénomène nouveau, c’est une continuité du malaise de la réunionite :
- Combien de fois, essayons-nous de joindre une personne au sein d’une collectivité et après de nombreuses tentatives nous abandonnons, car la réponse est toujours la même : il ou elle est en réunion ?
- Combien de fois, avons-nous entendu : «refuser une invitation à une réunion, mais vous n’y pensez pas ; je dois faire acte de présence ! »
- Combien de fois, avons-nous constaté des retards importants en début ou en fin de réunion !
- Combien de fois, en visioconférence, constatons-nous seulement le nom d’un invité — pas de son, pas d’image ! …
Il y a un vrai malaise dans la conduite des réunions :
- Dans la préparation. Souvent, l’animateur s’est peu ou pas préparé à la conduite de sa réunion. Les participants également ne sont pas prêts avec l’excuse majeure, je n’avais pas l’ordre du jour !
- Celui qui conduit la réunion fait les demandes et les réponses.
- Certains participants critiquent tout, d’autres accaparent la parole pour le pouvoir ou par jeu de déstabilisation ou sont hors sujet…
Alors si vous souhaitez gagner du temps et en faire gagner à vos collègues comme à votre collectivité, voici huit recommandations simples et faciles à mettre en œuvre :
- Déjà posez-vous la question : cette réunion est-elle nécessaire pour atteindre le résultat attendu ? Y a-t-il un autre moyen ?
- De combien de temps avez-vous besoin — sachant que votre réunion doit se tenir aux horaires annoncés.
- Sous quel format (physique, en visioconférence, par téléphone) ?
- Quelles sont les personnes indispensables à cette réunion. N’invitez que les bonnes personnes. Surtout n’invitez pas pour faire plaisir ou par politesse ou pour le « politiquement correct ».
- Que doivent préparer les participants ?
- Préparez-vous à animer, c’est-à-dire questionner, écouter, reformuler, questionner, écouter, reformuler… ou entrainez-vous au management de réunion avec l’auteur de l’article.
- Faites respecter les règles de bonne conduite en réunion : téléphone en mode avion, ordinateur ou tablette en mode veille, chacun s’exprime, chacun parle à son tour…
- Nommez un secrétaire de séance pour le relevé de décision ou compte rendu qui fera office également de gardien du temps.
Ces quelques comportements vous permettent de rendre vos réunions efficaces. Cela engendre la motivation grâce à la contribution de chacun, développe l’esprit d’équipe et donne envie de revenir à une prochaine réunion.
L’enquête dévoile également les biens faits d’un gain de temps en réunion, vus par les participants :
- Réduction de fatigue — par conséquent une meilleure concentration pour d’autres tâches à valeur ajoutée,
- Plus de partage avec son environnement professionnel — bonne ambiance
- Gain de temps pour la famille, les amis…
- Moins de stress…
La réunion est un des plus beaux outils de communication en collectivité, à condition de ne pas en abuser. 1 + 1 = 3 se démontre toujours à condition de…
